Excel 实 用 经 验 集

温 凤 兰

---- 您 或 许 已 经 对Excel 非 常 熟 悉， 但 下 面 的 这 些 小 玩 意 您 未 必 都 清 楚， 说 不 定 哪 一 天 您 会 意 识 到 小 东 西 也 能 带 来 高 效 率。

---- 禁 止 自 动 运 行 宏 您 可 能 遇 到 过 可 恶 的 宏 病 毒， 其 中 有 一 部 分 是 在 打 开 文 件 时 自 动 运 行 并 产 生 危 害 的。 在 您 打 开 一 个Excel 文 件 时， 可 以 很 容 易 地 阻 止 一 个 打 开 文 件 时 自 动 运 行 的 宏 的 运 行。 从“ 文 件” 菜 单 中 选 择“ 打 开”， 选 择 您 所 要 打 开 的 文 件， 在 点 击“ 打 开” 时 按 住Shift 键，Excel 将 在 不 运 行VBA 过 程 的 情 况 下 打 开 该 文 件。 同 样， 在 您 关 闭 一 个Excel 文 件 时， 也 可 以 很 容 易 地 阻 止 一 个 关 闭 文 件 时 自 动 运 行 的 宏 的 运 行。

---- 计 算Excel 公 式 的 一 部 分 下 一 次 您 需 要 在Excel 中 调 试 一 个 复 杂 的 公 式 或 者 只 是 想 知 道 一 个 在 公 式 中 引 用 的 单 元 格 的 值 时， 可 以 这 样 做： 选 定 含 有 公 式 的 单 元 格 并 按F2（ 或 者 简 单 地 双 击 那 个 单 元 格）。 然 后 拖 亮 等 式 中 需 要 检 查 的 部 分 或 公 式 引 用 的 单 元 格， 按F9，Excel 就 会 将 被 拖 亮 的 部 分 替 换 成 计 算 的 结 果。 按Ctrl ＋Z 可 以 恢 复 刚 才 的 替 换。 可 以 用 同 样 的 方 式 替 换 其 他 部 分 直 到 找 到 那 个 出 现 错 误 的 公 式 结 果 为 止（ 按F2 后 马 上 按F9， 或 者 拖 过 整 个 公 式 按F9）。

---- 例 如， 假 设 选 定 了 含 有 公 式“ Κ（12 ×12） ／（1 ＋Rate） λA20” 的 单 元 格。 按F2， 拖 亮 等 式“12 ×12”， 并 按F9， 这 时 公 式 就 变 成“ Κ（144） ／（1 ＋Rate） λA20”。 同 样， 拖 亮 单 元 格 引 用A20， 并 按F9，Excel 将 其 替 换 成 工 作 表 中 的 值。 当 您 完 成 了 公 式 的 计 算 部 分， 如 果 想 保 留 原 来 的 公 式， 按Esc； 如 果 想 替 换 公 式， 按Enter。

---- 在 拖 放 操 作 中 使 用Alt 键 当 拖 动 单 元 格 时， 按 住Alt 键 能 够 起 到 以 下 两 个 作 用：

---- 1 ． 防 止 当 您 在 工 作 表 边 缘 拖 动 时 屏 幕 的 滚 动 失 去 控 制。

---- 2 ． 您 可 以 将 单 元 格 拖 动 到 另 外 一 个 工 作 表 中。 按 住Alt 键， 将 您 所 要 移 动 的 单 元 格 拖 到 目 标 工 作 表 的 标 签 处。Excel 会 激 活 那 个 工 作 表 使 您 能 够 在 其 中 选 择 拖 放 点。 在 不 同 的 单 元 格 中 进 行 复 制， 需 要 在 拖 动 时 同 时 按 住Ctrl 和Alt 键（ 这 种 操 作 对 拖 动 图 表 和 对 象 时 无 效）。

---- 定 制 数 据 对 齐 格 式Excel 提 供 的 格 式 工 具 栏 上 提 供 了“ 左 对 齐”、“ 右 对 齐”、“ 居 中”、“ 跨 行 居 中” 四 种 方 式， 这 只 是 常 用 的 四 种 方 式。 如 果 想 使 用 其 他 的 方 式， 可 选 择 好 范 围 之 后， 单 击 鼠 标 右 键， 在 快 捷 菜 单 中 选 择“ 单 元 格 格 式”， 在 对 话 框 中 选 择“ 对 齐” 选 项 卡， 此 处 可 提 供 水 平 对 齐 格 式 八 种。 垂 直 对 齐 格 式 五 种， 也 可 利 用“ 格 式” 菜 单 中 的“ 单 元 格 格 式” 命 令 来 完 成。 在“ 对 齐” 对 话 框 中 还 有 一 个“ 数 据 自 动 换 行” 复 选 框， 此 选 项 主 要 用 来 当 某 一 项 单 元 格 的 内 容 较 长 时， 为 了 数 据 表 的 美 观， 将 超 过 单 元 格 列 宽 内 容 的 字 符 串 移 到 下 一 行。

---- 格 式 拷 贝 技 巧 格 式 拷 贝 的 功 能 是 将 某 一 格 式 化 操 作 复 制 到 另 一 部 分 数 据。 具 体 方 法 是： 选 择 含 有 所 需 格 式 的 单 元， 单 击 工 具 条 上 的“ 格 式 刷” 按 钮， 此 时 鼠 标 变 成 了 刷 子 形 状， 然 后 选 择 要 格 式 化 的 数 据， 放 开 鼠 标 即 可 将 格 式 拷 贝 过 去。 如 果 要 用 此 格 式 进 行 多 部 分 相 同 的 复 制 操 作， 可 以 选 定 格 式 后 双 击 格 式“ 格 式 刷” 按 钮， 此 后 可 进 行 多 次 复 制 操 作， 直 到 再 单 击“ 格 式 刷” 按 钮 或 按ESC 键 退 出 当 前 格 式 化 操 作。

---- 用 特 定 函 数 实 现 快 速 输 入 在 工 作 中， 无 论 是 进 行 文 字 处 理 或 是 制 作 报 表， 都 可 能 要 输 入 大 量 重 复 的 数 据。 利 用Word 的“ 自 动 更 正” 命 令 可 以 巧 妙 地 实 现 数 据 的 快 速 输 入， 但 是 在Excel 中 却 没 有 类 似 的 菜 单 命 令。 但 它 自 带 的vlookup 函 数 可 巧 妙 地 解 决 这 个 问 题。

---- 比 如， 处 理 产 品 的 销 售 数 据 时， 往 往 要 输 入 大 量 同 一 单 位 的 名 称， 使 用vlookup 函 数 可 以 使 我 们 只 需 键 入 一 个 字 母 就 可 实 现 单 位 名 称 的 快 速 输 入。

---- 1. 创 建 源 工 作 表

---- 进 入Excel 7， 选 择“ 文 件”*“ 新 建”， 创 建 一 个 新 工 作 簿。 在 工 作 表Sheet1 上 建 立 产 品 销 售 报 表， 方 法 是 在A1 单 元 格 内 输 入“ 日 期”； 在B1 单 元 格 内 输 入“ 代 码”； 在C1 单 元 格 内 输 入“ 购 货 单 位”； 在D1 单 元 格 内 输 入“ 产 品 型 号”； 在E1 单 元 格 内 输 入“ 购 货 数 量”； 在F1 单 元 格 内 输 入“ 单 价”； 在G1 单 元 格 内 输 入“ 总 价”。

---- 2. 创 建 代 码 工 作 表

---- 在 工 作 表Sheet2 上 建 立 购 货 单 位 的 代 码 表， 方 法 是 单 击Sheet2， 在A1 单 元 格 内 输 入“ 代 码”； 在B1 单 元 格 内 输 入“ 购 货 单 位 名 称”； 在A2 单 元 格 内 输 入“A”； 在B2 单 元 格 内 输 入 单 位 名 称。 按 同 样 的 方 法 依 次 输 入 各 购 货 单 位 的 名 称 及 其 相 应 的 代 码( 本 例 假 设 有49 个 单 位)。

---- 3. 实 现 数 据 的 快 速 输 入

---- 单 击 工 作 表Sheet1， 在A2、A3、A4 … … 单 元 格 内 输 入 相 应 的 日 期； 在B2、B3、B4 … … 单 元 格 内 输 入 相 应 的 单 位 代 码； 在D2、D3、D4 … … 单 元 格 内 输 入 相 应 的 产 品 型 号； 在E2、E3、E4 … … 单 元 格 内 输 入 相 应 的 产 品 购 货 数 量； 在F2、F3、F4 … … 单 元 格 内 输 入 相 应 的 产 品 单 价； 在G2 单 元 格 内 输 入 公 式“=E2*F2”； 在C2 单 元 格 内 输 入 函 数“=vlookup (B2,Sheet2! ＄A ＄2: ＄B ＄50,2,0)”。 用 鼠 标 单 击C3 单 元 格 右 下 角 的 填 充 句 柄 不 放， 向 下 拖 动 进 行 公 式 的 复 制， 这 时 在“ 购 货 单 位” 项 下 各 单 元 格 内 已 全 部 输 入 了 相 应 的 购 货 单 位 名 称。 用 同 样 的 方 法 向 下 拖 拽G3 单 元 格 右 下 角 的 填 充 句 柄 即 可。 ◎

---- （ 作 者 地 址： 河 北 省 任 丘 市 华 北 油 田 设 计 院，062552； 收 稿 日 期：1998.06）