Excel 97 中 提 高 效 率 的 一 些 方 法

---- 利 用Excel 97 的“ 格 式” 功 能 可 以 节 省 您 许 多 时 间， 本 文 中 的 技 巧 将 向 您 介 绍 怎 样 将 输 入 的 数 字 当 作 文 本、 合 并 单 元 格 以 及 设 置 条 件 来 避 免 错 误 的 发 生。 您 还 将 学 到 在 一 个 工 作 表 中 怎 样 使 用“ 自 选 图 形” 来 连 接 工 作 表 中 的 图 形 的 方 法。

将 数 字 当 作 文 本

---- 当 您 需 要 把Excel 工 作 表 中 输 入 的 数 字 当 作 文 本 时， 您 可 以 在 输 入 的 数 字 前 面 添 加 一 个 撇 号。 比 如 在Excel 中“'12345” 将 被 认 为 是 文 本 而 不 是 数 字。 这 对 只 有 少 部 分 的 单 元 格 中 需 要 输 入 数 字 时 比 较 有 用， 但 如 果 您 需 要 将 许 多 输 入 的 数 字 当 作 文 本， 最 好 的 办 法 是 利 用“ 文 本” 格 式。

---- 为 了 将 格 式 设 置 为 文 本， 您 需 要 选 择“ 格 式”*“ 单 元 格”， 在“ 单 元 格 格 式” 中 选 择“ 数 字” 标 签， 在“ 分 类” 框 中 选 中“ 文 本”， 最 后 按“ 确 定” 就 可 以 了。 以 后 在 您 所 做 如 此 设 置 的 单 元 格 中 输 入 的 数 字 都 将 被 当 作 文 本 对 待 而 不 会 参 与 计 算。

单 元 格 合 并

---- Excel 97 中 允 许 您 将 一 个 单 元 格 中 的 数 据 和 另 外 单 元 格 中 的 数 据 合 并。 这 个 特 性 在 您 需 要 使 用 多 行 标 题 时 尤 其 有 用。 请 看 下 面 的 例 子：

---- 在 单 元 格A1 中 输 入 一 些 数 据， 然 后 按Alt+Enter 加 入 一 个 换 行 符， 然 后 在 下 一 行 中 输 入 任 何 一 些 数 据。 用 鼠 标 选 中A1 到D2 的 单 元 格， 然 后 选 择 菜 单“ 格 式”*“ 单 元 格”， 在“ 单 元 格 格 式” 对 话 框 中 选 择“ 对 齐” 标 签， 然 后 在“ 文 本 控 制” 下 选 中“ 合 并 单 元 格” 检 查 框， 最 后 单 击“ 确 定”。Excel 将 会 把 您 在A1 中 输 入 的 内 容 显 示 在 从A1 到D2 组 成 的 合 并 单 元 格 中， 并 且 原 来 单 元 格 中 间 的 分 割 线 也 将 消 失。 您 完 全 可 以 利 用 这 个Excel 中 的 单 元 格 合 并 特 性 来 制 作 工 作 表 的 标 题 — — 输 入 标 题 内 容、 将 标 题 居 中、 合 并 单 元 格、 改 变 标 题 的 字 型 和 字 体， 漂 亮 的 标 题 就 完 成 了。

标 记 出 错 的 数 据

---- 如 果 您 同 其 他 人 共 用 一 个 工 作 表， 而 且 您 还 是 这 个 文 档 的 最 后 一 个 拥 有 者 的 话， 则 也 许 您 会 遇 到 一 些 工 作 表 中 的 错 误。 解 决 的 办 法 之 一 是 在 工 作 表 中 设 置 一 些 错 误 陷 阱。

---- 比 如 我 们 可 以 定 义 某 行 单 元 格 输 入 的 数 据 不 能 超 过100。

---- 打 开 一 个 空 白 的 工 作 表， 选 中 单 元 格A1 到D5， 然 后 打 开 菜 单“ 格 式”*“ 条 件 格 式”， 在“ 条 件 格 式” 对 话 框 中， 将“ 条 件1（1）” 最 左 边 的 下 拉 式 菜 单 设 置 为“ 单 元 格 数 值 为”， 第 二 个 下 拉 式 菜 单 设 置 为“ 大 于”， 在 第 三 个 文 本 框 中 输 入100， 最 后 点 击“ 格 式” 按 钮。

---- 在“ 单 元 格 格 式” 对 话 框 中 选 择“ 图 案” 标 签， 选 中 浅 黄 色 的 小 方 块， 最 后 点 击 两 次“ 确 定”。 现 在 在A1 中 输 入50 然 后 回 车， 将 什 么 也 不 会 发 生， 因 为50 不 满 足 所 设 定 的 条 件。 但 是 如 果 您 在B2 中 输 入122 的 话， 则B2 将 变 成 浅 黄 色 来 警 告 您。 通 过 这 种 方 法，Excel 将 立 即 告 诉 您 输 入 的 数 据 是 否 正 确。

图 形 间 的 连 接

---- 如 果 您 在Excel 工 作 表 中 加 入 了 一 些 图 形， 而 且 希 望 把 这 些 图 形 用 线 或 箭 头 线 连 接 起 来， 下 面 就 是 连 接 的 方 法。 在 此 之 前， 您 必 须 将“ 绘 图” 工 具 栏 显 示 在 菜 单 上， 方 法 是 选 择“ 视 图”*“ 工 具 栏”， 然 后 选 中“ 绘 图”。

---- 现 在 在“ 绘 图” 工 具 栏 中 点 击“ 自 选 图 形”， 任 意 选 择 一 种 图 案， 比 如“ 流 程 图” 中 的 菱 形， 然 后 在 工 作 表 中 将 这 种 图 形 画 出 来。 重 复 这 个 过 程 在 工 作 表 中 画 上 第 二 个 图 形。 第 三 次 在“ 自 选 图 形” 中 选 择“ 连 接 符”， 然 后 从 连 接 符 中 选 择 任 意 一 种（ 比 如 曲 线 连 接 符）， 将 鼠 标 的 光 标 放 到 其 中 的 一 个 图 形 之 上， 此 时 该 图 形 的 六 个 边 框 中 点 将 变 成 蓝 色。 在 将 鼠 标 移 动 到 第 二 个 图 形 时 按 住 鼠 标 钮， 当 第 二 个 图 形 的 六 个 边 框 中 点 也 变 成 蓝 色 时， 松 开 鼠 标， 两 个 图 形 间 的 连 线 将 出 现 在 工 作 表 中。

---- 用 该 方 法 连 接 起 来 的 两 个 图 形， 它 们 之 间 的 连 线 不 会 因 为 其 中 某 个 图 形 的 位 置 改 变 而 出 现 断 开 的 现 象。 试 着 将 其 中 的 一 个 图 形 任 意 移 动 位 置， 您 可 以 看 到 它 们 之 间 的 连 线 也 会 随 之 移 动， 线 和 图 形 之 间 已 经 成 为 了 一 个 整 体。 ◎

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