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成本控制软件
减少不自觉的打印，控制办公成本 省钱指数：4
当今时信息爆炸的时代，随着信息量的迅速增加，人们对打印的需求也迅速增加。如何管理打印机，如何有效控制打印机的使用成本已经成为管理者越来越关注的问题，尤其是在高校、设计院所、大中企业、会计事务所、审计所、律师事务所等具有大量打印需求的单位，打印机使用成本问题更加突出。
针对这一情况，很多厂商也拿出了自己的解决方案，如OKI具有允许网络管理员追踪打印机使用状况以此控制成本的Print Control软件，惠普公司也具有网络打印计费管理解决方案。
这些软件都能够统计每个用户、每个部门的打印量，并生成最终的报告供管理人员分析决策。这些方案可以增强打印机的合理使用，同时增强用户的责任心，自觉减少不必要的打印，降低打印机的使用成本。
现在彩色激光打印机成为办公室里的新宠，不过高昂的使用成本令不少管理人员对彩色激光打印机的使用都有一些要求。比如要求普通员工、非对外资料、非最终文件都不得使用彩色输出。不过这样的管理方式显然非常被动，难以很好地被执行。通过软件，这个问题很容易就能够迎刃而解。
目前有很多彩色激光打印机厂商推出了彩色打印控制软件。例如惠普所提供的“智能色彩控制”软件，可以按用户或应用程序指定色彩访问权限。比如，可以完全关闭彩色打印功能，在不需要彩色打印时，只需将默认值设为黑白打印。同时，除了能对所有用户实现彩色打印控制外，还允许对某些特定的打印用户进行打印设置，限制其他用户的打印权限是彩色还是黑白。这样设置对于办公环境来讲，可以达到最优化的组合，最有效的控制彩色打印成本。此外，当彩色硒鼓用完时，可自动转换成黑白打印，打印不中断。
无纸收发传真软件
无纸化办公，提升流程效率 省钱指数：4
对于新型的办公室，传真机是一个非常“鸡肋”的设备，电子化的信息可以通过网络快速传递，基本上不会再采用传真这样老掉牙的方式。但是如果不配置传真机，和一些传统行业打交道时，又不得不用到。而且使用起来也颇为麻烦，我们需要先把电子化的文档打印成纸文档，然后再由传真机发送，发送完成之后这个纸文档也没有更多的利用价值，只能送进废纸篓里。可见，我们既浪费了时间，也浪费了纸张，非常不划算。
其实解决这个问题的方法也很简单——第三方的PC Fax软件，就能实现利用电脑来发送和接收传真。它可以直接把文件接收到指定的PC中，让您的传真保存更加简单，并且大大改身了传真的文档管理。它摒弃了传统方式下接收、再备份的繁琐流程，直接将电子版传真件保存到PC中，使传真的文档管理与归类更高效、更方便。
这一功能无形中还增加了传真件的保密性和安全性，传真直接接收到指定的PC，可以从更本上杜绝传真件丢失和泄密的问题。同时也消除了由于接发传真来往于工位与传真机之间的时间，从而提高了办公效率。
在这一过程中完全不需要纸张介质，从而大大节省了办公成本，同时，不通过纸张也可以节省大量的墨粉消耗。除此之外，无纸收发传真还可以避免接收垃圾传真所带来的纸张和墨粉浪费，所有传真均被接收到PC中，您可以根据需要进行删减或备档，进一步节省了办公开销。可谓节约又环保！
目前有很多厂商在自己的驱动程序中就内置了此类的软件。例如三星打印机的SamrThru 4软件、惠普LaserJet 3050系列多功能一体机的驱动程序都直接为用户集成了PC传真软件。
磨刀不误砍柴工：配件选购别抠门
打印机的采购中存在着很多的误区，“采购价格”是很多用户购买打印机时最关注的指标，也许有人会跳出来反驳我“谁说的，我还关注打印速度呢”。那么选择一个既便宜，打印速度又快的产品，我们是不是就做到了理性消费？
下面就让我来为大家仔细分析一下。在激烈的价格竞争中，为了呈现给用户一个“漂亮的价格”，厂商们都或多或少地精简了原机配置，如只配置刚好够用的内存、小容量的纸盒、不标配网卡等等，而双面打印单元、硬盘等略显奢侈的配件就更是极少出现在打印机的标准配置里了。一个内置以太网卡的价格在500～1500元之间，500页容量的纸盒大概售价为1000～3000元，双面打印单元的价格1000～3000元，内存和硬盘也基本都在千元以上。如此算下来，当你拿到一台精简过的产品，即便是价格便宜了几百元，是占了便宜还是吃了亏，也就一目了然了。
在我努力地把上面的这些知识介绍给一位用向我咨询什么打印机最便宜的用户后，他似乎恍然大悟“原来打印机的配件都这么贵啊，看来除了网卡以外，其余的东西都不要买，都是厂商们赚钱的，意义都不大！”
当然，听完了这段话我郁闷极了，因为实际情况与他的结论恰好相反，这些配件都很有意义。这些配件虽然会花去你的部分采购资金，但是在漫长的生命周期里，它能够帮助你降低运行成本、提高工作效率、拓展打印机的应用范围。打印机和汽车一样，是消耗品。从购买打印机时开始，直到停止使用期间的所有相关的投入都是使用成本，包括：能源、耗材、配件、人工等等，它会随着时间的推移而不断增加。使用时间越长，购买成本所占的比例就会越小，而运行成本、管理成本、维修成本等所占的比例却随时间推移而不断上升。
在这里需要说明的是，我们并不是鼓吹用户去选购所有的打印机配件，而是提倡用户按照自己的实际打印需求选购相应的配件，这样才能够做到利益的最大化。
大容量纸盒
减少作业中断，提高工作效率 省钱指数：4
纸盒容量大、数量多的激光打印机可以减少更换、填充纸张的次数，从而直接提高工作效率，大容量纸盒的配备同样也是提高打印效率的重要环节。
一直以来，人们普遍认为大容量纸盒只是激光打印机月负荷能力、最高打印速度等性能指标外衍生出来的一个附属项。但当大负荷批量打印真正来临的时候，人们才发现纸盒已经成为高速打印的瓶颈，没有大容量纸盒的支持，激打的高效率很难在高负荷下发挥正常。
纸盒容量是指打印机支持多少输入、输出纸盒，每个纸盒可以容纳多少页打印纸张。该指标是打印机纸张处理能力大小的一个评估标准，同时它还可以间接的说明打印机自动化程度的高低。
与打印机其它硬件指标相比，纸盒容量在某些应用场合的确显得无足轻重，但对于工作组或大型办公打印来说，它却是个不容忽视的问题。纸盒容量大、数量多的激光打印机可以减少更换、填充纸张的次数，从而直接提高工作效率，大容量纸盒的配备同样也是提高打印效率的重要环节。
就目前来看，纸张存储容量达到500页左右，应对绝大多数的日常办公完全够用，但对于上百份的传单，近千份的简介输出需求却显得有些不足。这些属于中小批量的样稿复制，如果采用印刷，成本会很贵，而且印多了，要改内容时就会浪费很多单张。所以配备了大容量纸盒的激光打印机，无疑将是一个不错的选择。
所有的厂商都提供有选配的纸盒，不过能添加几个纸盒，最大纸张容量能达到多少，每个打印机都会有所不同。有些打印机只能添加1个纸盒，最大纸张容量不过800页左右，而有些打印机则允许用户添加数个纸盒，最大纸张容量能达到数千张。如果你的打印任务非常繁重，而且要求不能间断，如银行、保险业、电信等，那么在购买打印机时就应该留意其最大纸张容量。
内存
提高打印机运行效率 省钱指数：3
对计算机稍有了解的人都知道内存对整体运行速度的影响，以至于当你咨询电脑为什么运行得有些慢时，第一个问题基本上都是询问你的内存配置大小，第一个建议也一般都是要你增加内存。
同理，打印内存也是影响打印效率的重要的因素。内存为打印机的CPU提供运算空间和储存临时数据的空间，即缓存空间。若此空间不足，就会严重影响打印机的运行效率，严重的甚至会让打印机“罢工”。
如果你经常打印大作业，也许会遇到这样的情况：能够正常打印前几页，而随后的打印作业会出现数据丢失(如丢失表格线、丢失页码)等现象，或产生异想不到打印效果(如文字变成了黑色块、随机多出一些黑线或打印全黑页和白纸)等，而一页一页打印或分批打印多页文件又可以正常打印；同时打印机的液晶面板或状态指示灯会提示打印机内存不足或溢出，有时在计算机的显示器上也会有相应的出错信息。这是由于该打印文件所描述的信息量相对比较复杂(如 多页文件、多份打印、有表格、有图形、有特殊字体和格式或者使用特殊软件等)，造成了打印机内存的不足。另外，如果在网络中共享打印的话，有时会遇到多台计算机同时发出打印指令，这时，如果内存不足的话，就很难容纳较长的打印队列，从而造成打印信息的丢失。
目前打印机标配的内存应付普通的文档并无问题，只有当你频繁地遇到以上的这些情况时，要想进一步提高打印的质量和效率，添加一条内存就显得非常有必要了。打印机内存各厂商所采用的标准都不太相同，有的可以直接使用PC机上的内存，这种通用标准的内存价格比较便宜。而采用厂商专有标准的内存价格会比较昂贵，最好在购买打印机时就问清楚。 |
